Das schnelle Protokoll

Bereits am Ende der Besprechung ist das schnelle Protokoll fertig, abgestimmt und versendet. Haben Sie schon einmal versucht, das Protokoll parallel während der Besprechung zu schreiben und abzustimmen? Und dann gleich am Ende der Besprechung an die Teilnehmer zu versenden? Durchaus einen Versuch wert, finden wir. Und haben es bereits selber ausprobiert.

Warum ist ein Protokoll so wichtig?

• Mit einem Protokoll werden Ergebnisse, Beschlüsse und Beteiligte festgehalten. Damit dient ein Protokoll der Weitergabe von Ergebnissen und Beschlüssen an Personen, die nicht teilgenommen haben.
• Ebenso wichtig ist das Nachvollziehen der festgelegten Aufgaben und Verantwortlichen.
• Schließlich werden anhand von Protokollen der Status und die Entwicklung von Projekten noch lange nach der Besprechung nachvollzogen.

Was heißt: das schnelle Protokoll?

Während der Besprechung schreibt man das Protokoll parallel auf einem Laptop. Das wird schon mancherorts praktiziert. Was hier zusätzlich vorgeschlagen wird, ist das Projizieren des Protokolls während des Entstehens per Beamer auf die Leinwand oder das Anzeigen auf einem Wandbildschirm.

Vorteile der Methode des schnellen Protokolls

• Alle Teilnehmer verfolgen die Protokollierung mit,
• Missverständnisse und Änderungswünsche werden sofort geklärt,
• übernommene Aufgaben sind den Verantwortlichen im Gedächtnis präsenter,
• die Verbindlichkeit der Absprachen ist höher,
• wird dem Protokoll am Ende der Besprechung zugestimmt, gilt es als verabschiedet,
• keine nachträglichen und zeitaufwändigen Änderungswünsche und Verabschiedungen.

Welche Vorbereitung ist für das schnelle Protokoll erforderlich?

• Den Protokollierenden vorab definieren,
• die Technik vorbereiten (Laptop, Beamer oder Netzwerkanschluss zum Wandbildschirm),
• das Protokoll bereits vor Beginn der Veranstaltung anlegen,
• die eingeladenen Teilnehmer, Ort und Zeit vorab erfassen,
• die Punkte der Tagesordnung als Überschriften ins Protokoll übernehmen.

Nachteil der Trennung von Moderation und Protokollierung für das schnelle Protokoll 

• Ein geübter Moderator kann während der Moderation mühelos auf Papier Stichworte mitschreiben. Seine Aufmerksamkeit bleibt dabei bei den Teilnehmern und Diskussionsinhalten.
• In der Regel erfordert jedoch ein paralleles Protokollieren einer Besprechung auf dem Laptop eine höhere Aufmerksamkeit als das händische Mitschreiben. Das entzieht der Moderationsaufgabe einen Teil der dafür erforderlichen Energie und Aufmerksamkeit.
• Daher empfehlen wir, bei dieser Methode die Aufgaben des Moderierens und Protokollierens auf zwei Personen zu verteilen.

Das schnelle Protokoll ist für Workshops weniger sinnvoll

• Das Erarbeiten von Ergebnissen bei komplexen Fragestellungen verläuft oftmals zirkulär und entwickelt sich evolutionär. Dementsprechend müssen zu früh protokollierte Zwischenergebnisse immer wieder angepasst werden. Das kann den Arbeits-Flow im Workshop behindern.
• Ein Teil der Aufmerksamkeit des Protokollanten beansprucht auf das Protokoll. Damit steht es nicht der Entwicklung einer Lösung für die komplexe Fragestellung zur Verfügung.

Fazit

Das Testen dieser Methode bei Ihnen im Haus halten wir für vielversprechend. Jedoch ziehen wir aktuell die Grenze bei der Protokollierung von Workshops. Denn Workshops dienen in der Regel dem Erarbeiten von Lösungen für komplexe Fragestellungen. Allerdings könnte sich diese Bewertung mit dem technischen Fortschritt ändern.

Viel Spaß beim Ausprobieren. Wir freuen uns über ihr Feedback.

Ihre Heike Sander und Donat Wollny

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