Management Summary schnell schreiben

Projektberichte mit Management Summary werden fast immer und überall gewünscht. Das Schreiben eines exzellenten Management Summary kann leicht und schnell von der Hand gehen. Wie macht man das?

Zwei Ansätze zum Schreiben   

Ich kenne zwei gegensätzliche Ansätze:

1. mit dem Management Summary starten, darauf aufbauend den Projektbericht formulieren. Nachteil: wenn die Struktur des Projektberichtes erst während des Erstellens entsteht, ist das frühzeitige Verfassen des Management Summary keine Hilfe.
2. das Management Summary aus dem fertigen Projektbericht in 1-2 Stunden formulieren. Vorteil: es ist in kurzer Zeit fertig, quasi das i-Tüpfelchen des Projektberichtes.

Dieser zweite Ansatz ist der von mir bevorzugte und wird hier vorgestellt:

Wie ist ein gutes Management Summary aufgebaut?

• Aus jedem Kapitel des Projektberichtes werden die wichtigsten Inhalte und Ergebnisse zusammengefasst.
• Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge der Kapitel im Projektbericht.
• Es soll auf eine Seite passen, damit die Leser sich einen schnellen Überblick verschaffen können, ohne umzublättern.
• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Ist im Projekt eine sehr gute und zusammenfassende Grafik entstanden? Dann wäre es schade, sie nicht im Management Summary zu zeigen. Die Grenze des Umfanges von einer Seite überschreite ich aber nur in diesen Fällen und bringe die Grafik mit kurzer Erläuterung auf die zweite Seite. Daran denken: Hinweis auf die Grafik auf der ersten Seite geben.

Ist der Text noch zu lang?

Maßnahme 1: Inhaltliches Optimieren

• Enthält der Projektbericht zu viele Kapitel, deren Ergebnisse in das Management Summary gehören? Dann einfach einige Kapitel zusammenlegen.
• Passen trotzdem nicht alle wichtigen Ergebnisse auf eine Seite? Dann die inhaltlich passenden Ergebnisse solange gruppieren und zusammenfassen, bis es stimmt.

Maßnahme 2: Redaktionelles Optimieren

Ist der Entwurf schließlich nur noch 2-3 Zeilen länger als die gewünschte eine Seite? Dann optimiere ich den Text wie folgt redaktionell:

• Wo können Sie Wort-Abstände und Umbrüche anpassen?
• Gibt es Zeilen mit nur wenigen Worten und könnte hier gekürzt werden?
• Enthält der Text verzichtbare Füllwörter?
• Welche Aussagen von Nebensätzen lassen sich in die Hauptsätze integrieren?

Was ich nicht empfehlen würde

Im Management Summary eine andere Formatierung als im restlichen Projektbericht zu wählen. Zum Beispiel eine kleinere Schrift, damit der Text auf eine Seite passt. Das fällt nämlich auf.

Viel Spaß beim Ausprobieren.

Ihre Heike Sander

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