Benutzerdokumentation im Krankenhaus erstellen

Benutzerdokumentation im Krankenhaus erstellen lohnt den Aufwand. Beim Einführen von neuer Software ist sie eine unschätzbare Hilfe für alle Beteiligten: Die Schulung hat einen roten Faden. Die Teilnehmer finden sich in der Schulung schnell zurecht. Das Gelernte wird besser behalten. Und im Arbeitsalltag finden Anwender bei Fragen schnell selbst die richtige Antwort.

Was soll eine Benutzerdokumentation im Krankenhaus enthalten?

• Einleitung: was soll mit der neuen Software erreicht werden, und zwar kurz und knapp.
• Was ändert sich im Arbeitsprozess nach der Softwareeinführung: Meistens wurden die Arbeitsprozesse vor der Einführung der neuen Software verbessert und effizienter gestaltet. Die neuen Prinzipien kurz beschreiben. Denn das sind wichtige organisatorische Hinweise.
• Eine Übersichts-Grafik ist hilfreich: Wenn verschiedene Berufsgruppen unterschiedliche Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge bearbeiten, wie zum Beispiel bei der Arztbrief-Schreibung.
• Darstellen des Arbeitsprozesses von Anfang bis zum Ende anhand eines Testfalles mit realistischen Daten. Und zwar aus der Perspektive der Anwender und Berufsgruppe. Dazu den Arbeitsprozess in voneinander abgrenzbare Aufgaben zerlegen und nummerieren. Daraus entstehen die wichtigsten Kapitel der Benutzerdokumentation. Unbedingt den Sprachgebrauch der Anwender berücksichtigen.
• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Screenshots der Anwendungsoberfläche helfen beim Zeigen der Bedienungsschritte. Dazu dient Testfall. Dessen Bearbeitung wird in Teilschritte, am besten in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. Zeigen Sie so viele Screenshots, dass die komplette Bearbeitung einer Aufgabe zu sehen und zu verstehen ist. Beschreiben Sie die Screenshots und arbeiten Sie Pfeile ein.  Diese weisen auf besonders wichtige Eingabefelder und Bedien-Buttons hin.
  • Geben Sie Zusatzhinweise zur Bedienlogik: Warum werden spezifische Daten in einer bestimmten Form und Reihenfolge eingegeben?
  • Hintergrund-Informationen: Zum Beispiel zu rechtlichen Rahmenbedingungen oder zu Abrechnungsvorschriften, die sich auf die Dokumentation auswirken. Optisch absetzen, dass der der schnelle Leser erkennt: das kann ich später lesen.
  • Verzeichnis zum Nachschlagen
    • für neue Begriffe,
    • neue Namen von Organisationseinheiten,
    • Abkürzungen, zum Beispiel für Leistungen
  • FAQ oder Hilfe
    • Typische Bedienfehler und wie Anwender sie selber korrigieren.
    • Falls es noch Fehler in der Software gibt, deren Behebung auf sich warten lässt, mit der Softwareeinführung aber nicht gewartet werden sollte. Die Fehler und was Anwender beim Auftreten tun sollen kurz beschreiben.

Tipps zum Anfertigen von Screenshots für die Benutzerdokumentation im Krankenhaus

• Vor dem Erstellen der Benutzerdokumentation die neue Software mit den Daten mehrerer Testfälle füttern. So wirken die Screenshots realistischer und die Nutzer finden sich besser zurecht.
• Benutzerdokumentationen für klinische Mitarbeiter sollten nicht größer als DIN A5 sein, eher ein Format für die Kitteltasche wählen.
• Dabei beachten: Die Screenshots zu den wichtigsten Bedienschritten sollen lesbar sein. Also bitte nicht zu klein abbilden.
• Reicht der Platz für einen kompletten und lesbaren Screenshot nicht aus, lieber nur einen Ausschnitt verwenden. Darauf muss jedoch noch zu erkennen sein, an welcher Position auf dem Bildschirm die gezeigten Eingabefelder und Button liegen (zum Beispiel in der Navigationszeile oder unten rechts auf dem Bildschirm).
• Hilft das alles nichts, doch ein größeres Format für die Benutzerdokumentation wählen, zum Beispiel DIN A4.

Viel Spaß beim Ausprobieren. Wir freuen uns über ihr Feedback.

Ihre Heike Sander und Donat Wollny

Nähere Infos zu IT-Einführung im Krankenhaus finden Sie hier.