Altdatenübernahme im Krankenhaus bei Einführung eines neuen IT-Systems

An die Altdatenübernahme  im Krankenhaus (auch Datenmigration) wird in IT-Projekten oft zu spät gedacht. Manchmal können Daten per Schnittstelle übernommen werden, manchmal geht es nur manuell, manchmal gar nicht. Ob und wie den Nutzern die Altdaten zur Verfügung gestellt werden, beeinflusst die Nutzerakzeptanz des neuen IT-Systems. Hier helfen Klarheit und offene Kommunikation von Anfang an.

Warum ist die Altdatenübernahme im Krankenhaus so wichtig?

• Altdaten sind die Daten, die man mit dem abzulösenden IT-System bzw. Anwendungssystem in der Vergangenheit dokumentiert hat. Die Daten stehen in der Datenbank des Altsystems.
• Vor allem für klinische Nutzer ist der Zugriff auf Altdaten sehr wichtig, zum Beispiel Die Daten der vorherigen Diagnostik oder Behandlung. Dabei spielen medizinische, forensische und ablauf-organisatorische Gründe eine große Rolle.
• Beispiele:
  • Beim Ablösen eines KIS Krankenhausinformationssystems ist das Übernehmen der Patientendaten der letzten Jahre in das neue KIS sehr wichtig. Vor allem, wenn chronisch kranke Patienten häufig aufgenommen werden und die medizinische Dokumentation mit den Patientendaten im KIS verbunden ist.
  • Beim Ablösen eines Terminplaners für eine Krankenhausambulanz ist das Übernehmen der Termine relevant. Denn diese werden meistens lange Zeit im Voraus geplant. Meistens sind sie um die geplanten Maßnahmen und die Namen der behandelnden Ärzte versehen.

Warum gerät die Altdatenübernahme im Krankenhaus oft erst sehr spät im Projekt in den Fokus?

• Beim Vorbereiten der Einführung eines neuen IT-Systems liegt der Fokus meist auf dem Vorbereiten des neuen Systems, also dem Konfigurieren und Parametrieren der Software. Zudem ist das gute Vorbereiten von Schulungen für zukünftige Nutzer durch die IT-Mitarbeiter aufwändig.
• Leider ist die Altdatenübernahme oft ein eher unangenehmes und zeitaufwändiges Thema, mit dem man sich nicht gerne auseinandersetzt. Eventuell muss eine Schnittstelle und eine spezielle technische Lösung entwickelt werden.
• Für die Nutzer ist selbstverständlich, dass die Altdaten auch im neuen IT-System ab dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme zur Verfügung stehen. Daher kommen Nutzer von sich aus auf eine Altdatenübernahme nur dann zu sprechen, wenn sie die Erfahrung kennen, dass man die Altdaten vergessen kann.

Zwei Varianten der Altdatenübernahme im Krankenhaus

1. Übernehmen von Altdaten über eine Schnittstelle des IT-Herstellers zwischen Altsystem und Neusystem

• Voraussetzungen sind eine Schnittstelle und eine entsprechende, vergleichbare Datenstruktur in beiden Systemen.
• Ist keine Schnittstelle vorhanden (oder nur sogenannte proprietäre Schnittstellen), wird deren Entwicklung meist sehr aufwändig und kostspielig. Zudem sind Wartezeiten auf die Fertigstellung der Entwicklung zu berücksichtigen.
• Zusätzlich ist das Programmieren einer Brücke (Skript/ kleines Programm zur Datenübernahme) zischen den Schnittstellen des Neu-Systems und des Alt-Systems erforderlich. Wenn die hauseigene IT-Abteilung über ausreichend Knowhow und Manpower verfügt, könnten die IT-Mitarbeiter diese Aufgabe intern übernehmen. Der personelle Aufwand liegt hierbei also bei der Gesundheitseinrichtung.
• Wenn nicht alle Altdaten zu übernehmen sind, weil die Datenstrukturen von Alt-System und Neu-System voneinander abweichen, muss man sie leider nachbearbeiten. Die besten Spezialisten dafür, wenn es sich um medizinische Daten handelt, sind die klinischen Nutzer. Mitarbeiter der IT-Abteilung können sehr gut unterstützen, wenn es sich eher medizin-organisatorische Daten handelt.
• Die übernommenen Altdaten sind zu testen. Und zwar durch die IT-Mitarbeiter hinsichtlich des korrekten Übernahmeprozesses und durch die Nutzer hinsichtlich der Plausibilität der Daten.
• Wenn nicht alle Altdaten zu übernehmen sind, weil die Datenstrukturen von Alt-System und Neu-System voneinander abweichen, muss man sie leider nachbearbeiten. Die besten Spezialisten dafür, wenn es sich um medizinische Daten handelt, sind die klinischen Nutzer. Mitarbeiter der IT-Abteilung können sehr gut unterstützen, wenn es sich eher medizin-organisatorische Daten handelt.
• Die übernommenen Altdaten sind zu testen. Und zwar durch die IT-Mitarbeiter hinsichtlich des korrekten Übernahmeprozesses und durch die Nutzer hinsichtlich der Plausibilität der Daten.

2. Manuelles Übernehmen der Altdaten

• Dieser Weg bietet sich an, wenn die Menge der Altdaten begrenzt ist oder wenn der Aufwand für das Entwickeln einer Schnittstelle oder eines Skriptes zeitlich und finanziell zu hoch ist.
• Das manuelle Übernehmen ist im Rahmen des Projektes gemeinsam mit den Nutzern inhaltlich und organisatorisch vorzubereiten und zu organisieren.
  • Dazu braucht es quasi eine Dienstplanung für Nutzervertreter und für Mitarbeiter der IT-Abteilung, um die Zeiten für die Altdaten-Übernahme außerhalb der täglichen Routine zu absolvieren.
  • Sowie einen Raum mit mehreren IT-Arbeitsplätzen, damit mehrere Personen in räumlicher Nähe arbeiten können. Wenn während des Übernehmens der Daten Fragen aufkommen, kann man sich gegenseitig helfen. Es lohnt sich allemal, dafür zum Beispiel einen Besprechungsraum temporär mit mehreren Rechnern auszustatten, oder zum Beispiel die vorhandenen Arbeitsplätze eines Bereiches dafür zu nutzen und temporär nur zu ergänzen.

Wie organisiert man die Altdatenübernahme im Krankenhaus?

• Feststellen, welche der zwei Varianten überhaupt in Frage kommt und sich mit den Verantwortlichen in IT und Klinik abstimmen.
• Gemeinsames Planen der Altdatenübernahme zwischen Projektmanagement, IT-Abteilung und Nutzern.
• Festlegen eines Stichtages, ab dem man nur noch im Neu-System dokumentiert.
• Abstimmung des Vorgehens und der erforderlichen finanziellen und personellen Ressourcen mit den Vorgesetzten.
• Durchführen der Altdatenübernahme zu einem Stichtag mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf für ein Testen und eventuelle Korrekturen der übernommenen Daten vor dem Stichtag.

Was bleibt, wenn man Altdaten nicht übernehmen kann?

Dann bleibt eventuell nur noch, das Altsystem in begrenztem Umfang so lange zu erhalten, wie die Altdaten zu Auskunftszwecken für die Nutzer zur Verfügung stehen sollten.

Das Dokumentieren im Altsystem sollte dabei technisch nicht mehr möglich sein. Denn jedes Dokumentieren soll nur noch im neuen Systemen erfolgen. Das vermeidet Mehrarbeit durch Doppelerfassung und Datenlücken im Neusystem.

Viel Spaß beim Ausprobieren. Wir freuen uns über ihr Feedback.

Ihre Heike Sander

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