Automatisierte Leistungsauswertung im Krankenhaus

Leistungen werden im Krankenhaus auf vielerlei Arten erfasst. Manuell bis automatisiert. Zentral oder dezentral. Online oder offline. Darüber hinaus dient jede Art der Dokumentation einem anderen Ziel. Noch wichtiger ist, dass das beispielsweise im ambulanten Bereich mindestens eine halbe Stunde Arbeitszeit pro Tag kostet. Im Jahr sind das weit mehr als drei Wochen Arbeitszeit. Wie spart man Arbeitszeit durch eine zentrale und automatisierte Leistungsauswertung im Krankenhaus ein? Wie erzielt man Validität der Daten? Und wie geht man dabei im Projekt vor?

1. Schritt: Analysieren Sie die vorhandene Leistungsdokumentation in dem ambulanten Bereich

Dies ist der Start im Projekt. Analysieren Sie wo, durch wen, in welcher Form und zu welchem Zweck die Leistungsdaten dokumentiert werden. Analysieren Sie auch relevante Merkmale von Patientenfällen in der Patientendatenverwaltung. Diese könnten Sie später für Ihre automatisierte Leistungsauswertung im Krankenhaus verwenden.

Stellen Sie fest, wo durch wen zu welchem Zweck dokumentiert wird 

• auf Papier,
• in Excel-Tabellen,
• im IT-System
  • zur medizinischen Dokumentation,
  • für die Leistungserfassung,
  • zu Abrechnungszwecken,
• in der Software von medizintechnischen Geräten,
• in der Patientendatenverwaltung

Darüber hinaus sprechen Sie auch mit Mitarbeitern folgender Bereiche 

• die Leistungen dokumentierenden,
• Patientenaufnahme,
• IT-Abteilung,
• Medizintechnik,
• Controlling,
• Finanz- und Rechnungswesen.

2. Schritt: Legen Sie das Ziel der automatisierten Leistungsauswertung im Krankenhaus fest

• Möchten Sie die Entwicklung der Leistungszahlen pro Monat und Jahr im Auge behalten?
• Wünschen Sie Veränderungen in der Nachfrage von spezifischen Sprechstunden festzustellen?
• Bevorzugen Sie einen Überblick über Leistungen verschiedener Abrechnungsmodalitäten?

Egal, was Ihr Ziel ist: Überlegen Sie sich am Anfang die zu treffenden Aussagen. Dabei beziehen Sie die Leitungskräfte der betreffenden Organisationseinheit ein.

Allerdings ist es vermutlich hilfreich, die Mitarbeitervertretung einzubeziehen. Das wird vermutlich relevant sein, sobald Sie mitarbeiterbezogene Daten auswerten möchten. Auch wenn Sie diese zum Zwecke der besseren Ressourcenverteilung erheben möchten. Um beispielsweise die Auslastung von Ärzten in den Sprechstunden gleichmäßig zu verteilen. Diese Daten können auch für mitarbeiterbezogene Leistungskontrollen verwendet werden. Deswegen könnte es sich als hilfreich erweisen,  die Mitarbeitervertretung rechtzeitig einzubeziehen.

3. Schritt: Entlasten Sie die Mitarbeiter von nicht mehr erforderlicher Leistungsdokumentation

Klar ist: was ausgewertet werden soll, muss erst einmal dokumentiert werden. Das muss aber nicht großem persönlichen Arbeitsaufwand und Einsatz passieren. Vermutlich finden Sie am Beginn des Projektes eine historisch gewachsene Situation vor. Bisher hat diese niemand hinterfragt. Zufolge sind Gründe der Dokumentation vielleicht schon längst weggefallen. Aber den Mitarbeitern hat das keiner gesagt. Scheuen Sie sich also nicht, bei den entsprechenden Instanzen nachzufragen. Dazu ermitteln Sie, welche Daten wirklich noch gebraucht werden.

4. Schritt: Konzept für die automatisierte Leistungsauswertung im Krankenhaus erarbeiten

• Legen Sie nach Themenkreisen mehrere kleine Workshops fest, zu denen Sie dokumentierende Mitarbeiter und die Leitungskräfte einladen.
• Sie benötigen zusätzlich folgende Expertise: IT-Systeme, Medizintechnik, Controlling und Finanz- und Rechnungswesen. Beziehen Sie Mitarbeiter dieser Bereiche ein.
• Legen Sie gemeinsam fest, welche Daten Sie aus welcher Software in welcher Form auswerten wollen. Überprüfen Sie ein Anpassen der Tätigkeiten des Dokumentierens. Was muss nicht mehr manuell im IT-System dokumentiert werden? Was ist trotz aller Bemühungen doch noch erforderlich? Jedenfalls, solange es noch keine andere Lösung gibt. Stimmen Sie diese Veränderungen mit den Beteiligten direkt ab

5. Schritt: Technisches Umsetzen des Konzeptes mit Hilfe von Management Informationssystemen

• Mit Management Informationssysteme lassen sich automatisierte Auswertungen zusammen stellen. Das System versendet sie an einem Stichtag per Email an einen definierten Personenkreis.
• Vermutlich setzt Ihr Krankenhaus schon lange ein solches IT-System ein. Finden Sie heraus, wer damit arbeitet. Dort holen Sie sich Unterstützung.
• Unter Umständen ist das Programmieren einer Datenbrücke erforderlich. Diese benötigen Sie zwischen IT-Systemen, Geräten und dem Management Informationssystem. Deswegen ist die Unterstützung aus der IT-Abteilung erforderlich.
• Das Umsetzen Ihres Konzeptes erfordert das Programmieren der Auswertung und das Testen.
• Haben Sie nach dem Start der ersten automatisierten Auswertung einen Monat Geduld. Dann sind vermutlich genug Daten zusammengekommen. Sie sollten die Richtigkeit des Ergebnisses der automatisierten Auswertung prüfen. Und zwar mit den bis dahin weiterhin manuell dokumentierten Daten.
• Gehen Sie dabei Abweichungen unbedingt auf den Grund. Dabei finden Sie die Ursache und beheben Sie sie. Und vergleichen wiederum nach etwas Zeit mit der manuellen Dokumentation.
• Bitte beachten Sie, dass die Zahlen von manuellen Leistungsdokumentationen in der Regel nicht ganz fehlerfrei sind. Verschiedentlich werden Schätzungen in Höhe von 10% Fehlerwahrscheinlichkeit bei manuellem Dokumentieren genannt.

6. Schritt: Stoppen oder reduzieren Sie das manuelle Dokumentieren

• Haben Sie Vertrauen in die Richtigkeit der automatisierten Leistungsauswertung im Krankenhaus bekommen? Wunderbar. Dann ist der richtige Zeitpunkt für das Reduzieren der manuellen Dokumentation gekommen.
• Informieren Sie alle bis dahin dokumentierenden Mitarbeiter. Ihre Tätigkeit der Leistungsdokumentation kann nun auf wenige Daten reduziert werden. Und zwar die nicht anders zu dokumentieren Daten. Oder kann vielleicht sogar ganz beendet werden.
• Das kostet initial etwas Überzeugung. Wenn sich eine Leitungskraft in der Vergangenheit immer nur auf ihre manuelle Dokumentation auf Papier oder in Excel verlassen konnte, wird sie initial nicht so leicht davon zu überzeugen sein, einer automatisierten Auswertung zu vertrauen.

Feiern Sie diesen Erfolg

• Informieren Sie auch die anderen Mitarbeiter des ambulanten Bereiches. Sprechen Sie über diesen Erfolg. Denn valide und aktuelle Leistungsdaten stehen nun mit minimalem Aufwand regelmäßig zur Verfügung. Folglich steht relevante Arbeitszeit für nun andere Aufgaben zur Verfügung.
• Bis hierhin war es vermutlich ein etwas längerer Weg. Allerdings nicht in der Intensität der Projektarbeit. Sondern bei den Abstimmungen mit vielen Beteiligten. Zudem verlängern die Wartezeiten in der Testphase die Projektzeit.
• Wenn Sie bis hier gekommen sind: Gratulation. Denn Sie verfügen jetzt über eine Blaupause für weitere automatisierte Leistungsauswertung im Krankenhaus. Demzufolge dürfte der Aufwand bei jeder weiteren automatisierten Auswertung sinken.

Viel Spaß beim Ausprobieren. Ich freue mich über ihr Feedback.

Ihre Heike Sander

Weitere Infos zu Strukturen und Prozessen finden Sie hier.

Weitere Infos zu Managementunterstützung finden Sie hier.